Varbi Knowledge Base - Behörigheter i Varbi

Behörigheter i Varbi är uppdelade i olika grupper för att antingen hantera ärenden, kandidater och ansökningar (Rekryteringsärenden, Spontanansökningar samt Kontaktnätverk) eller för att hantera administrativa uppgifter så som hantering av användares åtkomst till systemet eller för att justera i admin-inställningar (Attesterare, Superanvändare samt Administratör).

Rekryteringsärenden

Behörigheter för rekryteringsärenden kan ges till en användare antingen för hela organisationen, en eller flera avdelningar, eller enskilda ärenden. De kan även tidsbegränsas. Varje rättighet bygger på de som kommer innan, så t.ex. en användare som har ”Publicera annons” kan göra allt som ligger under ”Skapa, redigera och arkivera annons”, ”Kommunicera med kandidater”, etc.

1. Läsrättigheter för ansökningar (ej kommentarer)

2. Sakkunnig (läsrättigheter, ej kommentarer)

3. Läsrättigheter

4. Skriva, kommentera och poängsätta

5. Kommunicera med kandidater

6. Skapa, redigera och arkivera annons

7. Publicera annons

Läsrättigheter för ansökningar (ej kommentarer)

● Läsa annons

● Granska ansökningar

● Läsa korrespondens till/från kandidater

● Ladda ner filer kopplade till ärendet

● Skriva egna noteringar om ansökningar

Detta är den mest grundläggande rättigheten. Användare med denna behörighet kan se och läsa annonsen samt alla inkomna ansökningar och de uppgifter som kandidaterna skickat in. Hen kan läsa korrespondens till och från kandidaterna, men inte skriva själv. Hen kan se filer som är kopplade till ärendet, men inte ladda upp nya. Hen kan inte läsa eller skriva kommentarer på ansökan, däremot kan hen skriva så kallade ”Egna noteringar” som ingen annan kan läsa.

En specialbehörighet som främst används av de universitet och högskolor som använder systemet. Den ges till externa personer som ska in och granska en eller flera kandidater och får sedan möjlighet att ladda upp ett utlåtande.

Läsrättigheter

● Läsa kommentarer

● Se intervjubokningar

● Ta ut rapporter på enskilda ärenden

● Skapa personliga Excel-rapporter

Denna behörighet ger även tillgång till att läsa kommentarer (men fortfarande bara kunna lägga till ”Egna noteringar”). Man kan nu även se intervjubokningar (men inte ändra eller bjuda in). Man kan även börja ta ut rapporter på ärendet och se ärendeloggen.

Skriva, kommentera och poängsätta

● Ändra status på ansökningar

● Ändra markering på ansökan (bokstav/färg)

● Lägga till och se andras poäng/snittpoäng på ansökan

● Skriva/läsa i intervjudokument

● Skriva kommentarer

● Ladda upp fil på ansökan

● Använda tagg funktionen (endast om man har massrekytering)

● Justera/se i kompetensbedömningen (endast om man har KBR-aktiverat)

Med denna behörighet kan nu användaren ändra status på ansökningarna, ladda upp filer kopplade till ansökan och ändra markering på en ansökan (bokstav/färg). Det går även att lägga till och se andras poäng på ansökan, samt skriva kommentarer om ärendet, en ansökan eller själva kandidaten.

Kommunicera med kandidater

● Skicka meddelanden till kandidater

● Skicka SMS

● Skapa och bjud in till intervjutillfällen

● Ladda upp fil på ärendet

Med denna behörighet kan användaren skicka meddelanden och SMS-utskick, hantera intervjubokningen samt ladda upp filer kopplade till ärendet.

Skapa, redigera och arkivera annons

● Skapa/redigera annonser

● Kopiera annonser

● Ta bort/arkivera annonser

● Manuellt tillagda ansökningar

● Skapa Excel-rapporter kopplade till ärende eller organisationsnivå

● Begär publicering

● Lägga till behörighet på användare i annons (om aktiverat)

● Skapa frågemodulmallar

Denna behörighet möjliggör att användaren kan skapa/redigera/kopiera annonser, ta bort annonser som inte fått några ansökningar eller arkivera de som har fått det. Det går även att lägga till manuella ansökningar och definiera egna Excel-rapporter att ta ut. I redigeringsläget för annonsen kommer användaren åt ”Begär publicering” om det är aktiverat för organisationen, men inte publiceringsläget.

Publicera annons

● Åtkomst till publiceringsläget för annons

Administrationsbehörigheter:

Attesterare

Du kan lägga till en eller flera attesterare för att i ett separat steg bekräfta arbetsflödet och godkänna annonsen innan den publiceras.

En attesterare måste också ha behörigheten “Skapa, redigera och arkivera annons” eftersom de hamnar i redigeringssteget där godkännandet sker.

Superanvändare

● Åtkomst till statistikmodulen (man behöver ha behörighet till rekryteringsärenden också)

● Lägga till användare och behörigheter

● Lägga till och redigera avdelningar

● Hantera logotyper (kan höjas till Administratör)

● Lägga till fackliga representanter

● Åtkomst till ärendemallar - Skapa, redigera & ta bort. (Denna funktion behöver Grade Varbi aktivera)

En användare kan vara superanvändare antingen för hela organisationen eller för en eller flera avdelningar, och kan i det senare fallet endast redigera behörigheter/avdelningar/ärendemallar som ligger under den delen av organisationen som hen har tillgång till.

Administratör

● Företagsinfo

● Skapa och ta bort ärendemallar (kan sänkas till Superanvändare)

● Hantera meddelandemallar

Administratörsrättigheten kan bara tilldelas eller tas bort av supporten på Varbi, så om ni vill ändra så ska en nuvarande administratör maila önskemålet till support@varbi.com. Administratörer kommer åt sidan ”Företagsinfo”, där de kan ändra ett flertal inställningar som berör hela organisationen. De är också, i systemets standardutförande, de enda som kan skapa och ta bort ärendemallar, men om det önskas så kan Grade Varbi ändra så att även superanvändare kan komma åt att göra det. Administratörer kommer åt sidan “Inställningar” där kan de bland annat ta ut statistik till SCB.