Oikeudet Varbi on jaettu eri ryhmiin joko asioiden, ehdokkaiden ja hakemusten käsittelemiseksi (Rekrytointiasiat, Spontaanihakemukset sekä Kontaktiverkosto) tai hallinnollisten tehtävien hoitamiseksi, kuten käyttäjien pääsyn hallinta järjestelmään tai hallinnollisten asetusten säätäminen (Superkäyttäjä sekä Ylläpitäjä).
Rekrytointiasiat
Rekrytointiasioiden oikeudet voidaan antaa käyttäjälle joko koko organisaatiolle, yhdelle tai useammalle osastolle tai yksittäisille asioille. Ne voidaan myös rajoittaa ajallisesti. Jokainen oikeus perustuu edellisiin, joten esimerkiksi käyttäjä, jolla on “Julkaise ilmoitus” -oikeus, voi tehdä kaiken, mikä kuuluu “Luo, muokkaa ja arkistoi ilmoitus”, “Kommunikoi ehdokkaiden kanssa” jne.
Lukuoikeudet hakemuksiin (ei kommentteja)
Asiantuntija (lukuoikeudet, ei kommentteja)
Lukuoikeudet
Kirjoita, kommentoi ja pisteytä
Kommunikoi ehdokkaiden kanssa
Luo, muokkaa ja arkistoi ilmoitus
Julkaise ilmoitus
Lukuoikeudet hakemuksiin (ei kommentteja)
● Lue ilmoitus
● Tarkista hakemukset
● Lue kirjeenvaihto ehdokkaiden kanssa
● Lataa asiaan liittyvät tiedostot
● Kirjoita omia muistiinpanoja hakemuksista
Tämä on perusoikeus. Käyttäjä, jolla on tämä oikeus, voi nähdä ja lukea ilmoituksen sekä kaikki saapuneet hakemukset ja ehdokkaiden lähettämät tiedot. Hän voi lukea kirjeenvaihtoa ehdokkaiden kanssa, mutta ei kirjoittaa itse. Hän voi nähdä asiaan liittyvät tiedostot, mutta ei ladata uusia. Hän ei voi lukea tai kirjoittaa kommentteja hakemukseen, mutta voi kirjoittaa niin sanottuja “Omat muistiinpanot”, joita kukaan muu ei voi lukea.
Erityisoikeus, jota käyttävät pääasiassa yliopistot ja korkeakoulut, jotka käyttävät järjestelmää. Se annetaan ulkopuolisille henkilöille, jotka tarkistavat yhden tai useamman ehdokkaan ja voivat sitten ladata lausunnon.
Lukuoikeudet
● Lue kommentit
● Näe haastattelujen varaukset
● Ota raportteja yksittäisistä asioista
● Luo henkilökohtaisia Excel-raportteja
Tämä oikeus antaa myös pääsyn lukea kommentteja (mutta edelleen vain lisätä “Omat muistiinpanot”). Käyttäjä voi nyt myös nähdä haastattelujen varaukset (mutta ei muuttaa tai kutsua). Käyttäjä voi myös alkaa ottaa raportteja asiasta ja nähdä asian lokin.
Kirjoita, kommentoi ja pisteytä
● Muuta hakemusten tilaa
● Muuta hakemuksen merkintää (kirjain/väri)
● Lisää ja näe muiden pisteet/keskiarvopisteet hakemuksessa
● Kirjoita/lue haastatteludokumentissa
● Kirjoita kommentteja
● Lataa tiedosto hakemukseen
● Käytä tag-toimintoa (vain jos on massarekrytointi)
Tällä oikeudella käyttäjä voi nyt muuttaa hakemusten tilaa, ladata hakemukseen liittyviä tiedostoja ja muuttaa hakemuksen merkintää (kirjain/väri). Käyttäjä voi myös lisätä ja nähdä muiden pisteet hakemuksessa sekä kirjoittaa kommentteja asiasta, hakemuksesta tai itse ehdokkaasta.
Kommunikoi ehdokkaiden kanssa
● Lähetä viestejä ehdokkaille
● Lähetä tekstiviestejä
● Luo ja kutsu haastattelutilaisuuksiin
● Lataa tiedosto asiaan
Tällä oikeudella käyttäjä voi lähettää viestejä ja tekstiviestejä, hallita haastattelujen varausta sekä ladata asiaan liittyviä tiedostoja.
Luo, muokkaa ja arkistoi ilmoitus
● Luo/muokkaa ilmoituksia
● Kopioi ilmoituksia
● Poista/arkistoi ilmoituksia
● Manuaalisesti lisätyt hakemukset
● Luo Excel-raportteja asia- tai organisaatiotasolla
● Pyydä julkaisua
● Lisää käyttäjäoikeus ilmoitukseen (jos aktivoitu)
● Luo kyselymoduulimallit
Tämä oikeus mahdollistaa käyttäjän luoda/muokata/kopioida ilmoituksia, poistaa ilmoituksia, joihin ei ole saatu hakemuksia, tai arkistoida ne, joihin on saatu hakemuksia. Käyttäjä voi myös lisätä manuaalisia hakemuksia ja määritellä omia Excel-raportteja. Ilmoituksen muokkaustilassa käyttäjä pääsee “Pyydä julkaisua” -toimintoon, jos se on aktivoitu organisaatiolle, mutta ei julkaisutilaan.
Julkaise ilmoitus
● Pääsy ilmoituksen julkaisutilaan
Hallinnolliset oikeudet:
Superkäyttäjä
● Pääsy tilastomoduuliin (tarvitsee myös rekrytointiasioiden oikeudet)
● Lisää käyttäjiä ja oikeuksia
● Lisää ja muokkaa osastoja
● Hallitse logoja (voidaan nostaa Ylläpitäjäksi)
● Lisää ammattiliittojen edustajia
● Pääsy asian malleihin - Luo, muokkaa ja poista. (Tämä toiminto vaatii Grade Varbin aktivoinnin)
Käyttäjä voi olla superkäyttäjä joko koko organisaatiolle tai yhdelle tai useammalle osastolle, ja jälkimmäisessä tapauksessa hän voi muokata vain niitä oikeuksia/osastoja/asian malleja, jotka kuuluvat hänen pääsyalueeseensa.
Ylläpitäjä
● Yritystiedot
● Luo ja poista asian malleja (voidaan alentaa Superkäyttäjäksi)
● Hallitse viestimallipohjia
Ylläpitäjän oikeudet voidaan antaa tai poistaa vain Varbi tuen kautta, joten jos haluatte tehdä muutoksia, nykyisen ylläpitäjän tulee lähettää pyyntö osoitteeseen support@varbi.com. Ylläpitäjät pääsevät “Yritystiedot” -sivulle, jossa he voivat muuttaa useita koko organisaatiota koskevia asetuksia. He ovat myös järjestelmän oletusasetuksissa ainoat, jotka voivat luoda ja poistaa asian malleja, mutta jos halutaan, Grade Varbi voi muuttaa niin, että myös superkäyttäjät voivat tehdä sen. Ylläpitäjät pääsevät “Asetukset” -sivulle, jossa he voivat muun muassa ottaa tilastoja SCB.