Gebruikersrechten in Varbi zijn verdeeld in verschillende groepen, deels voor het hanteren van werving&selectie, kandidaten en sollicitaties (vacatures, spontane sollicitaties, contacten netwerk) en deels administratieve rechten (superuser, admin, goedkeurder) die bijvoorbeeld gebruikerstoegang tot het systeem kunnen afhandelen.
Vacatures
Rechten voor werving kunnen aan een gebruiker worden gegeven voor de hele organisatie, voor een of meer afdelingen of voor individuele vacatures. Ze kunnen ook. worden beperkt tot een tijdsperiode.
Elk recht is gebaseerd op het voorgaande, dus een gebruiker die bijvoorbeeld "vacature publiceren" heeft, kan alles hierboven doen, bijvoorbeeld "vacature maken, bewerken en archiveren", "Communiceren met kandidaten", enz.
Leesbevoegdheid voor sollicitaties (geen opmerkingen)
● Advertentie lezen
● Sollicitaties beoordelen
● Lees correspondentie van/naar kandidaten
● Download bestanden met betrekking tot de vacature
● Schrijf uw eigen aantekeningen bij sollicitaties
● "Statistiek" inzien: diagram met aantal aanvragen
Dit is het meest fundamentele recht. Je kunt de vacature zien en lezen, evenals alle ontvangen sollicitaties en de door de kandidaten verstrekte informatie. Je kunt correspondentie van en aan de kandidaten lezen, maar niet zelf schrijven. Je kunt bestanden bekijken die aan de case zijn gekoppeld, maar geen nieuwe uploaden.
Je kunt geen opmerkingen over de sollicitaties lezen of schrijven, maar je kunt wel zogenaamde "eigen notities" schrijven die niemand anders kan lezen.
Deskundige (leesrechten, geen opmerkingen)
Een uitzonderlijk gebruikersrecht dat vooral wordt gebruikt door de universiteiten en hogescholen. Het wordt gegeven aan externe personen die een of meer kandidaten moeten beoordelen en vervolgens de mogelijkheid krijgen om een verklaring te uploaden.
Lees rechten
● Lees vacature
● Kandidaten beoordelen
● Lees correspondentie van/naar kandidaten
● Download bestanden met betrekking tot de zaak
● Lees reacties
● Interviewboekingen inzien
● Rapporten
● Gepersonaliseerde Excel-rapporten
Deze autorisatie geeft ook toegang tot het lezen van opmerkingen (maar kan nog steeds alleen "Eigen notities" toevoegen). Je kunt nu interviewboekingen zien (maar niet
wijzigen of uitnodigen). Je kunt ook beginnen met het maken van rapporten over de vacature en het recruitment logboek bekijken.
Plaats opmerkingen en beoordeel
● Wijzig de status van kandidaten
● Markering van de sollicitatie wijzigen (letter/kleur)
● Voeg score toe aan sollicitatie en bekijk de gemiddelde score
● Schrijf opmerkingen
● Bestanden toevoegen aan de sollicitatie
Je kunt nu de status van de sollicitaties wijzigen, bestanden uploaden die aan de sollicitatie zijn gekoppeld, de markering op een sollicitatie wijzigen (letter/kleur), punten op de sollicitatie toevoegen en inzien van anderen. Opmerkingen schrijven over de vacature, een sollicitatie of de kandidaat.
Communiceer met kandidaten
● Stuur berichten naar kandidaten
● SMS versturen (alleen indien geactiveerd, extra optie)
● Interviewtijden creëren en kandidaten uitnodigen voor sollicitatiegesprekken
● Uitnodigen voor assessments (alleen indien geactiveerd, extra optie)
● Bestanden toevoegen aan de vacature
● Digitale referentiecheck via Refensa (alleen indien geactiveerd, extra optie)
Nu kun je beginnen met het verzenden van berichten, sollicitatiegesprek
boekingen beheren en bestanden uploaden die aan de vacature zijn gekoppeld.
Creëer, redigeer en archiveer vacature
● Vacatures maken/bewerken
● Vacatures kopiëren
● Vacatures verwijderen/archiveren
● Sollicitaties handmatig toevoegen
● Excel rapportages creëren gekoppeld aan vacature of organisatieniveau
● Publicatie aanvragen
Deze autorisatie maakt het maken/bewerken/kopiëren van advertenties mogelijk, het verwijderen van advertenties die geen aanvragen hebben ontvangen of het archiveren van advertenties die dat wel hebben, evenals het toevoegen van handmatige aanvragen en het definiëren van aangepaste Excel-rapporten om te downloaden.
Als de stap "Publicatie aanvragen" in de workflow is geactiveerd voor de organisatie, kom je in de "Publicatiestap" waar je toestemming tot publicatie aanvraagt.
Publiceer vacature
● Je heeft volledige toegang tot een wervingsdossier van begin tot eind
● Publiceer de advertentie op de verschillende publicatiekanalen
Administratie
Goedkeurder
Je kunt één of meerdere goedkeurders toevoegen ter bevestiging van de initiatie, evenals een aparte stap in de workflow voor goedkeuring van de vacature voordat deze wordt gepubliceerd.
Een goedkeurder moet ook de autorisatie “creëer, redigeer en archiveer vacature” hebben aangezien hij ter goedkeuring in de stap voor het bewerken van een vacature belandt.
• Goedkeuringsautorisatie
Superuser
● Toegang tot de statistiekmodule als u ook wervingsbevoegdheid heeft
● Toevoegen gebruikers en toekennen gebruikersrechten
● Afdelingen toevoegen en bewerken
● Logo's beheren (dit recht kan worden beperkt tot administrateur)
● Toegang tot alle vacaturesjablonen, ongeacht andere autorisaties (alleen als superuser
voor de hele organisatie)
● Vakbondsvertegenwoordigers toevoegen (dit is mogelijk niet van toepassing)
Een gebruiker kan een superuser zijn voor de hele organisatie of voor een of meer afdelingen, en kan in het laatste geval alleen gebruikersrechten/afdelingen bewerken onder
het deel van de organisatie waartoe de persoon toegang heeft.
Standaard kunnen superusers ook logo's uploaden en verwijderen die vervolgens in de advertenties kunnen worden gebruikt. Varbi kan instellen, zodat alleen admins, indien gewenst toegang hebben tot logo's.
Admin
Als beheerder (admin) in Varbi kun je alles doen wat een Superuser kan, plus het volgende:
● Bedrijfsinfo aanpassen
● AVG-instellingen
● Vacaturesjablonen maken en verwijderen (kan worden gedelegeerd aan Superuser)
● Berichtsjablonen beheren
● Afdelingen verwijderen
Het administrateursrecht kan alleen worden toegewezen of verwijderd door Varbi-Support, dus als je een huidige beheerder wilt wijzigen, mailt je support@varbi.com.
Admins hebben toegang tot de pagina "Bedrijfsinstellingen", waar ze een aantalinstellingen kunnen wijzigen die van invloed zijn op de hele organisatie. Ze zijn ook, in het standaarddesign van het systeem, de enigen die vacature-sjablonen kunnen maken en verwijderen, maar indien gewenst kan Varbi dit wijzigen zodat zelfs superusers hier toegang toe hebben.